【20代・女性・事務職】面接の自己PRでは何をアピールするべき?

事務職の場合、他の職種と比べて専門性がなかったり、第二新卒などで経験が浅かったりという場合、自分のアピールポイントに迷うこともあるかもしれません。
「自己PRで何をアピールしていいかわからない」という方のために、事務職の場合のPRポイントの例をお伝えします。

必ずアピールできるポイントがある

経験が浅いといえ、1年、2年と業務経験を積んでいれば、学生の時と比べると、必ず身についた力があるはずです。下記スキルの例を参考にしつつ、応募企業の求人票からどんなスキルが求められるかを考えながら、自己PRを考えてみましょう。

■パソコンスキル

マイクロソフトワード、エクセルなどの処理能力や、メール作成・送信などのショートカットの活用などのパソコンスキルは、効率化・生産性アップの観点でアピールできます。

<例文>
業務効率化のため、パソコンスキルが身につきました。ワードをつかった見積書の作成や、エクセルによるデータ入力・集計作業にそのスキルを活かしていました。また、取引先への定型的なメール送信に1日の半分の時間が割かれていたところ、単語登録や、テンプレートを作成し部内で共有するなどして効率化することができました。パソコンスキルを活かし、御社での生産性アップに貢献したいと考えています。


■スケジュール調整スキル

事務を行いながら秘書として部長・役員のスケジュール管理を担当している場合、スケジュール調整スキルもアピールポイントです。

<例文>
秘書として、複数の関係者がいる中のスケジュール調整能力が身につきました。役員2名のスケジュールを管理していましたが、1日5~6件のアポイントをスムーズに行えるよう、社内・社外の関係者のスケジュール確認、場所のセッティング、会議招集を行いました。関係者含め多忙な中のアポイントを依頼するため、どういった理由で出席を依頼するか、また目的に合った場を設定することを心がけました。


■正確性

数字を扱う業務における正確性もアピールポイントです。どんなふうに正確性を担保していたか、作業過程も含めアピールしましょう。

<例文>
メーカーの営業事務として勤務する中で、正確性が身につきました。
同時に50社の取引先に対して見積書を発行しますが、各社によって自社フォーマットを利用する場合と、取引先のフォーマットを利用する場合があり、入力内容は慎重にチェックする必要がありました。文書作成後も間違いがないかダブルチェックをしてから送信し、これまでミスなく業務を勧めてきました。御社の営業事務においても、ミスをなくすノウハウを活用できると考えています。


■タスク管理スキル

複数業務を行う事務にとって、マルチタスクをうまく進められる能力をアピールできます。

<例文>
書類作成、データ入力、郵便物の発送、伝票処理、備品の管理など、複数のタスクをスピーディに進められるよう、タスク管理ツールで優先順位を確認しながら進めていました。またタスクは事務の担当者全員と共有して見えるようにし、お互いに進捗管理ができる仕組みを整えました。今後もよりパフォーマンスを向上できるよう努めてまいります。

おわりに

一般事務の場合、専門性は高くなくても、その分汎用性が高く、どんな業種でも転職の可能性があるといえます。
どんなスキルを持っていて、応募先企業でどんなふうに活用できるか、相手がイメージできるよう考えてみてくださいね。

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